Kaj so koraki in model komunikacijskega procesa?

Kadar dva ali več ljudi izmenjuje sporočila, se vključijo v osnovni komunikacijski postopek. Sliši se preprosto, kajne? Vendar je postopek komunikacije res precej zapleten. Ne le, da ima več sestavnih delov, ampak na jasnost in kontekst sporočila lahko pozitivno ali negativno vpliva več dejavnikov.

Pomembno je razumeti komunikacijski postopek, da lahko učinkovito komuniciramo in se izognemo napačnemu razlaganju. V tem članku si bomo ogledali sestavne dele komunikacije in model komunikacijskega procesa. Nato bomo raziskali organizacijske komunikacijske pristope in procese. Na koncu bomo razpravljali o postopku komunikacije po e-pošti.

Kazalo

• 1 Komponente komunikacije
  • 1.1 Kontekst
  • 1.2 Pošiljatelj / dajalnik
  • 1.3 Sporočilo
  • 1.4 Srednja
  • 1.5 sprejemnik (dekoder)
  • 1.6 povratne informacije
• 2 Model komunikacijskega procesa
  • 2.1 Pet osnovnih korakov v modelu komunikacijskega procesa
• 3 Organizacijski komunikacijski pristopi in procesi
  • 3.1 Postopek komuniciranja po e-pošti
  • 3.2 Naj bo vaš email jedrnat
• 4 Sklep
  • 4.1 Povezane objave

Komponente komunikacije

Komunikacija je postopek izmenjave verbalnih in neverbalnih sporočil. Komunikacijo lahko prepoznamo tako, da določimo njene komponente na naslednji način:

Kontekst

Kontekst je okolje, v katerem poteka komunikacija in vključuje organizacijo, kulturo in skupnost. Poleg tega zunanji dražljaji, kot so sestanki, priložnostni pogovori, elektronska pošta, beležke itd. In notranji dražljaji, kot so mnenja in čustva, vplivajo na kontekst. Le, če upoštevamo vse vidike konteksta, lahko učinkovito komuniciramo.

Pošiljatelj / dajalnik

Pošiljatelj za komunikacijo uporablja kombinacijo besed, simbolov, grafov in slik. Govornik je dajalnik pri ustni komunikaciji, pisatelj pa je dajalnik v pisni komunikaciji.

Sporočilo

Informacije, izmenjane med pošiljateljem in prejemnikom, ustvarijo sporočilo, namerno ali nenamerno. Pošiljatelj sporočila mora upoštevati kontekst, da bo sporočilo razumljivo. Poleg tega mora sporočilo vsebovati jasen jezik z vsemi potrebnimi definicijami, primeri ali grafiko, da se zagotovi razumevanje.

Srednja

Medij - kanal, preko katerega se sporočilo pošilja - je lahko elektronski, zvočni ali tiskani. Na izbiro medija vpliva:

• Razmerje med pošiljateljem in prejemnikom
• Narava sporočila

Uporabite ustni nosilec, kadar je vaše sporočilo nujno, osebno ali kadar želite takojšnje povratne informacije. Uporabite pisni nosilec, če je tehnični, formalni ali ga je treba dokumentirati.

Sprejemnik (dekoder)

Poslušalec ali bralec komunikacije sporočilo razlaga. Na sprejemnika vplivajo kontekst, pa tudi zunanji in notranji dražljaji. Če ima prejemnik pristranska mnenja ali napačne predstave, sporočilo morda ne bo pravilno prejeto. Odnos in osebnost vplivata tudi na sprejemnik.

Povratne informacije

Povratne informacije so odziv sprejemnika - njihova reakcija na komunikacijo. Tišina je lahko oblika povratnih informacij ali pa se lahko sprejemnik odzove ustno ali pisno. Povratne informacije se uporabljajo za potrditev, da je bilo sporočilo razumljeno in da so bili sprejeti vsi potrebni ukrepi.

Vse komponente morajo učinkovito sodelovati, da bo komunikacijski postopek končan in prenašati predvideno sporočilo.

Model komunikacijskega procesa

Postopek komunikacije se nanaša na izmenjavo informacij (sporočila) med dvema ali več ljudmi. Da bi bila izmenjava uspešna, morata imeti obe strani sposobnost izmenjave informacij in razumevanje drug drugega. Komunikacija ne uspe, če je pretok informacij iz nekega razloga blokiran ali če tisti, ki poskušajo komunicirati, ne morejo razumeti. Da bi razumeli, kaj je komunikacija - njen namen in vrednost - moramo razumeti model komunikacijskega procesa.

Pet osnovnih korakov v modelu komunikacijskega procesa

Korak 1 Zastavite si cilje, preden se lotite komunikacije ali začnete prenašati sporočilo.

• Kaj so / kateri so cilji?
• Kaj želite, da oseba, ki prejme sporočilo, izvede, ko sporočilo razume?
• Zakaj je sporočilo pomembno?

2. korak Prepoznajte sprejemnike (ciljno publiko) vaše komunikacije.

• Omogoča prilagoditev vašega sporočila za optimalno razumevanje.
• Omogoča ciljanje na tiste, ki so primerni za prejemanje vašega sporočila.

3. korak Izberite način komunikacije.

• Izbira temelji na tistem, kar poskušate doseči.
• Upoštevajte raven spretnosti sprejemnikov.
• Izberite ustrezen obrazec, tj. Telefon, e-pošto, predstavitev točke napajanja itd.

4. korak Razmislite o svojem sprejemniku.

• Vaša sprejema (-e) raven usposobljenosti in razumevanja.
• Kako se najbolje učijo in prejemajo informacije, tj. Vizualno, ustno itd.
• Združite načine komunikacije, da zadostite potrebam vseh sprejemnikov, to je izročil z ustnimi razlagami.

5. korak V skladu s prejetimi povratnimi informacijami prilagodite svojo komunikacijo.

• Poiščite soglasje o razumevanju
• Ko prejmete povratne informacije, spremenite sporočilo, vrsto komunikacije, slog, ton itd.

Na postopek komunikacije lahko vpliva, kako se informacije prenašajo, sprejemajo in razlagajo na dva načina:

• Hrup . Vse vrste motenj, ki vplivajo na sporočilo, ki se pošilja, sprejema ali razume.
• Fiziološki hrup. Motenje, ki ga povzroča način razmišljanja in občutka, tj. Utrujenost, glavoboli, lakota ali drugi dejavniki.
• Fizični hrup . Vmešavanje okolja, kot so hrup drugih, gneča, visoke ali nizke temperature ter močna ali slaba osvetlitev.
• Psihološki hrup . Neko čustvo in osebnost vplivata na to, kako učinkovita je komunikacija in interpretacija, tj. Obrambna čustva, preokupacija ali predsodki.
• Semantični hrup . Besede morajo biti medsebojno razumljene, da se komunikacija lahko odvija. Tehnični jezik ali žargon lahko povzroči zmedo.
• Kontekst . Okoliščina in razmere - fizične, kulturne ali družbene -, v katerih poteka komunikacija, lahko vplivajo na uspešno izmenjavo informacij.

Model komunikacijskega procesa nam pomaga določiti, kdo je vključen v komunikacijo in kaj mora potekati. Je okvir, na katerem lahko gradimo uspešno individualno in organizacijsko komunikacijo.

Organizacijski komunikacijski pristopi in procesi

Čeprav obstaja veliko opredelitev organizacijske komunikacije, bomo za naše namene opredelili organizacijsko komunikacijo kot pošiljanje in prejemanje sporočil v določenem okolju ali okolju (organizaciji) za doseganje skupnih, individualnih ciljev med medsebojno povezanimi ljudmi.

Proces organizacijske komunikacije vključuje pošiljanje in prejemanje sporočil pisno (neverbalno) ali osebno (ustno). Večina organizacijske komunikacije vključuje prenos informacij. Vendar pa bolj zapletena komunikacija, kot je reševanje konfliktov, zahteva sposobnost obdelave pomena in pogajanj po pravilih organizacije.

Ne glede na to, ali se za razumevanje komunikacije šteje za preprosto ali bolj zapleteno, mora biti sporočilo jasno, jedrnato in se izogibati politično ali kulturno marginalizacijskim jezikom. Organizacije morajo modelirati učinkovite komunikacijske veščine pri:

• Intervju
• Ustvarjanje pozitivnih delovnih odnosov
• Ocene uspešnosti
• Reševanje konfliktov
• Odločanje
• Obvladovanje stresa
• Organizacijska socializacija
• Individualne in skupinske predstavitve
• Komuniciranje z zunanjimi javnostmi

Organizacijska komunikacija je kontekstualno in kulturno odvisna, saj ljudje pošiljajo sporočila in informacije v pisni, elektronski obliki in iz oči v oči. Narava in funkcija (kontekst) organizacije vpliva na komunikacijo. Poleg tega ima vsaka organizacija svojo edinstveno kulturo. Da bi bila komunikacija uspešna znotraj organizacije, morata kontekst in kultura sovpadati in delovati skupaj.

Organizacijsko komuniciranje gradi notranje odnose s člani organizacije in z zunanjo javnostjo. Uspeh organizacije je odvisen od sposobnosti njenih članov, da učinkovito komunicirajo. Za uspešno komunikacijo v organizaciji zaposleni potrebujejo sposobnost spretnosti javne predstavitve, poslušanja in medosebne komunikacije. Uspešna organizacija bo organizirala usposabljanje, s katerim bo zagotovila uspeh svojih zaposlenih.

Organizacijsko komuniciranje koristi organizacijam na več načinov:

• Povečanje osebja spremembam
• Izpolnjevanje nalog postopkov, politike in predpisov, ki podpirajo nenehno vsakodnevno delovanje
• Izvajanje nalog, povezanih s posebnimi vlogami in odgovornostmi prodaje, storitev in proizvodnje
• Razvijanje odnosov za uspešno komunikacijo ob upoštevanju zadovoljstva z delovnim mestom, morale in stališč posameznika
• Načrtovanje, usklajevanje in nadzor upravljavskih operacij

Pomembno je razumeti organizacijske komunikacijske pristope in procese za razvijanje in izpopolnjevanje komunikacije zaposlenih. Vsaka organizacija mora določiti svoj lastni pristop za učinkovito komunikacijo in opredeliti procese, ki jih bo vzpostavila za izboljšanje notranje in zunanje komunikacije.

Organizacije morajo imeti usposobljene komunikatorje za uspešno vsakodnevno delovanje. Od spletnega mesta podjetja, preko priročnika za zaposlene, do razgovora o odpovedi, mora vsak vidik komunikacije v organizaciji sodelovati, da bi notranjemu in zunanjemu osebju sporočil namere, kulturo in zaveze organizacije.

Postopek komuniciranja po e-pošti

Mnogi so e-poštna izbira kot medij za pošiljanje sporočila. Čeprav je uporaba hitra in sorazmerno enostavna, se morate prepričati, da razumejo postopek in namen komunikacije po e-pošti, da jo lahko učinkovito uporabljajo.

Obstaja pet komponent komunikacije po e-pošti:

# 1 Pošiljatelj

Uspešna komunikacija po e-pošti zahteva, da pošiljatelj (imenovan tudi vir ali komunikator) sporočilo kodira s kombinacijo grafov, simbolov, besed in slik, da doseže želeni odgovor.

# 2 Sprejemnik

Prejemnik (tolmač) razume pošiljateljevo e-poštno sporočilo z dekodiranjem in interpretacijo.

# 3 Sporočilo

Sporočilo ali vsebina e-poštnega sporočila so informacije, ki jih pošiljatelj želi prenesti prejemniku.

# 4 Medij

Medij, ki ga imenujejo tudi kanal, je sredstvo, ki ga izberemo za prenos sporočila. Med elektronsko pošto je medij računalnik ali mobilni telefon.

# 5 povratne informacije

Ko je e-poštno sporočilo uspešno poslano, prejeto in razumljeno, se vsak odziv, ki nakazuje razumevanje prejemnika - bodisi ustni bodisi pisni - šteje za povratne informacije. Povratne informacije nam pomagajo ugotoviti, ali smo dosegli svoj namen.

E-pošta omogoča enostavno komunikacijo z drugimi kadar koli in na vsakem mestu, zlasti s prihodom pametnega telefona. Poleg tega lahko sprejemnik takoj odgovori. Vendar pa skupaj s prednostmi tega načina komuniciranja pride do nekaterih težav. Ne smemo pozabiti, da je elektronska pošta komunikacijsko orodje in ne dovolimo, da poganja naša dejanja, temveč jo uporabljamo za uresničevanje svojih komunikacijskih ciljev. Storiti to:

Naj bo vaš email jedrnat

Ljudje pričakujejo, da bo komunikacija po e-pošti neposredna in natančna. Prvih nekaj vrstic bi moralo prenašati namen vašega e-poštnega sporočila in obvestiti vašega prejemnika, če bo odgovor, če je potrebno, toliko sistemov, da prejemniku prebere začetek e-pošte, preden ga odpre.

• Bodite profesionalni. Ni pomembno, na koga se nanaša vaš e-poštni naslov - vaš šef, vodja zaposlitve ali sodelavec - vaša vsebina mora biti po svoji vsebini in sestavi profesionalna. Ne uporabljajte besedilnih besedil, nasmejanih obrazov, zmedenih pisav ali grafike, ki niso del pogovora. S tem je manj verjetno, da bo vaša vsebina prebrana in jemljena resno.
• Bodi prijazen. Nikoli ne začnite e-pošte z ukazom, ampak raje uporabite pozdrav, na primer »Pozdravljeni« in ime prejemnika. Izogibajte se uporabi vseh velikih tiskanih črk ali klicajev, saj prenaša kričanje. Zaprite svoj e-poštni naslov z »Hvala«, ki mu sledi vaše ime.
• Ne dovolite, da e-pošta nadomešča komunikacijo iz oči v oči. Nekateri pogovori bolje delujejo osebno. Ne uporabljajte e-pošte, da se izognete komunikaciji iz oči v oči. Če e-pošta ni najboljša izbira za komunikacijo, izberite alternativni način. Za učinkovito delovanje mora biti komunikacija po e-pošti jasna, jedrnata in razumljiva. Naslednji postopek komuniciranja po e-pošti pomaga zagotoviti, da je vaša e-pošta učinkovito orodje za komunikacijo.
• Določite namen svojega e-poštnega naslova. To vam pomaga, da se odločite, ali bi se sploh morali potruditi, da pošljete sporočilo. Prepričajte se, da je vaš namen jasno naveden v prvem odstavku.
• Ugotovite, katere ukrepe želite prejeti od e-poštnega sporočila
• Dokončajte nalogo, t.j. poklicati nekoga ali nekaj naročiti.
• Odgovorite z zahtevanimi informacijami.
• Preberite e-pošto, brez odgovora.
• Odločite se, ali potrebujete dodatne informacije. Identificirajte in priložite katero koli podporno dokumentacijo ali informacije.
• Uporabite vrstico zadeve za povzetek namere svojega sporočila. Po sestavljanju e-poštnega sporočila izpolnite zadevo. Prepričajte se, da je vsebina vašega sporočila povzeta, saj to spodbudi sprejemnika, da se odpre in odgovori na vaše sporočilo.

Komunikacija po e-pošti ima pomembno vlogo v vsakdanjem delovnem življenju, saj obogati in olajša poslovanje z možnostjo izmenjave informacij ne glede na lokacijo in čas. Vendar se zaposleni pogosto pritožujejo nad velikim številom prejetih e-poštnih sporočil in glede tega morajo ukrepati. Poleg tega možnost kadar koli uporabljanja e-pošte pomeni, da imajo zaposleni pogosto prosti čas dela, prekinjenega z organizacijskimi e-poštnimi sporočili. Zaposleni potrebujejo občutek osebnega nadzora, da se izognejo stresu, povezanim z delom, to pa vključuje tudi zmožnost prejemanja in odgovarjanja na e-poštna sporočila, če in kadar je to primerno.

Zaključek

Komunikacija je postopek prenosa in sprejemanja verbalnih in neverbalnih sporočil. Ker je učinkovita komunikacija dialog in ne monolog, je učinkovita le, če od sprejemnika prinese želeni odziv. Če želite biti uspešen komunikator, morate ustrezno posredovati informacije, misli in občutke na način, da motivirate, poučujete in obveščate druge. Izbrati morate najboljši medij, poznati prejemnika in uporabiti povratne informacije za spremljanje učinkovitosti komunikacije in jo ustrezno spremeniti. Uporaba informacij in orodij v tem članku lahko pomaga razumeti in uporabljati komunikacijski postopek kot učinkovit komunikator.